Die Digitalisierung schreitet im Bereich des Gesellschaftsrechts weiter voran. Das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) und das Gesetz zur Ergänzung der Regelungen zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiREG) ermöglichen seit dem 01.08.2022 eine notarielle Beurkundung bzw. Beglaubigung bestimmter gesellschaftsrechtlicher Vorgänge mittels Videokommunikation. Ab dem 01.08.2023 treten weitere Möglichkeiten zur Nutzung dieses Online-Verfahrens hinzu.
Das neue Online-Verfahren soll insbesondere Gesellschaftsgründungen erleichtern und deren Kosten- und Zeitaufwand senken. Im Detail ist allerdings Vorsicht geboten, denn nicht alle notariellen Vorgänge können online vorgenommen werden. Das Online-Verfahren selbst hat ebenfalls seine Tücken.
1. Welche notariellen Vorgänge können online durchgeführt werden und ab wann?
Seit dem 01.08.2022 können Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaften (UG) mittels Online-Verfahren gegründet werden. Gründungsvollmachten können ebenfalls mittels Videokommunikation notariell errichtet werden. Das Verfahren gilt jedoch zunächst nur für Bargründungen. Die Gründung anderer Gesellschaftsformen sowie Gründungen mit Sacheinlagen erfolgen weiterhin nur im Rahmen eines persönlichen Notartermins.
Für sämtliche Rechtsträger (bis auf Vereine) ist seit dem 01.08.2022 die Beglaubigung und anschließende Einreichung von Registeranmeldungen vollständig digital möglich. Vereine können Online-Beglaubigungen für Anmeldungen zum Vereinsregister erst ab dem 01.08.2023 vornehmen.
Ab dem 01.08.2023 können auch Sachgründungen mittels Online-Verfahren vorgenommen werden, wobei Sachgründungen unter Einbringung von Gegenständen, deren Übertragung ihrerseits beurkundungspflichtig ist (z. B. Grundstücke oder GmbH-Anteile) hiervon weiterhin ausgenommen sind. Auch einstimmige Beschlüsse zu Satzungsänderungen (einschließlich Kapitalmaßnahmen) sind ab dem 01.08.2023 mittels Videokommunikation beurkundungsfähig. Mehrheitlich gefasste satzungsändernde Beschlüsse können dagegen nicht online beurkundet werden.
2. Welche Voraussetzungen bestehen für die Durchführung des Online-Verfahren?
Für die erfolgreiche Durchführung einer Beurkundung bzw. Beglaubigung mittels Videokommunikation wird zur Identifizierung der handelnden Personen jeweils ein deutscher Personalausweis mit eID-Funktion (bzw. eID-Karte für Staatsangehörige anderer EU-/EWR-Mitgliedstaaten bzw. elektronischer Aufenthaltstitel für Deutschland mit aktivierter Online-Ausweisfunktion) nebst Ausweis-PIN zum Auslesen der eID und des Lichtbilds benötigt.
Anerkannt werden darüber hinaus eIDs, die von anderen EU-Mitgliedstaaten ausgestellt wurden und das Sicherheitslevel „hoch“ tragen. Bei Beteiligten aus dem EU-Ausland sollte rechtzeitig geklärt werden, ob deren Ausweisdokumente im Rahmen der Online-Identifizierung anerkannt werden. Für Staatsbürger aus Drittstaaten außerhalb der EU, die über keines der oben genannten Dokumente verfügen, ist das Online-Verfahren nicht zugänglich.
Des Weiteren wird zur Nutzung des Videokommunikationssystems ein handelsüblicher Computer mit Kamera und Mikrofon, eine stabile Internetverbindung sowie die „Notar“-App auf einem NFC-fähigen Mobilgerät (z. B. Smartphone) benötigt. Das Online-Verfahren kann über die Homepage der Bundesnotarkammer (www.onlineverfahren.notar.de) initiiert werden.
3. Wie läuft die notarielle Beglaubigung/Beurkundung im Online-Verfahren ab?
Nach Initiierung des Online-Verfahrens und Übermittlung der zu beurkundenden bzw. beglaubigenden Dokumente an den ausgewählten Notar lädt dieser über ein Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer zu einer Videokonferenz ein. Nach Identifizierung der Beteiligten und Verlesung der Urkunde (nebst etwaiger Erläuterungen und Änderungen) wird die Urkunde von den Beteiligten elektronisch signiert. Diese lösen ihre Signatur aus, indem sie eine über die „Notar“-App an das Mobilgerät versandte TAN in das Videokommunikationssystem eingeben.
Die Urkunde enthält den Vermerk „sig. [Name des Signierenden]“. Auch der Notar signiert das Dokument elektronisch. Über die App können die Beteiligten eine Benachrichtigung erhalten, sobald die Registereintragung beim Registergericht erfolgt ist.
4. Welche Kosten entstehen durch die Nutzung des Online-Verfahrens?
Entgegen der Gesamtintention des Gesetzgebers ist das Online-Verfahren im Hinblick auf die Notargebühren keinesfalls günstiger. Im Gegenteil: Zusätzlich zu den schon bisher gesetzlich vorgeschriebenen Gebühren für Beurkundungen und Beglaubigungen fallen für die Inanspruchnahme des Videokommunikationssystems der Bundesnotarkammer zusätzliche Gebühren an: Für die Beurkundung mittels Videokommunikation sind zusätzlich EUR 25,00 zu entrichten, für die Beglaubigung zusätzlich EUR 8,00.
