Hintergrund des streitgegenständlichen Vergabeverfahrens (VK Südbayern, Beschluss vom 06.08.2024 – 3194.Z3-3_01-24-26) war die Ausschreibung eines Dienstleistungsauftrags über Sicherungsdienstleistungen für staatliche Gemeinschaftsunterkünfte für Asylbewerber im Wege eines offenen Verfahrens, aufgeteilt in vier Lose.
Streitgegenständlich sind die Lose 2 und 4. Bei beiden Losen sollte als Zuschlagskriterium neben dem Preis auch die Wertung von Konzepten herangezogen werden. Für die einzureichenden Konzepte gab der Antragsgegner u. a. die Einhaltung einer Schriftgröße von 12 und eines Zeilenabstands von 1,5 vor.
Sowohl Antragstellerin als auch die Beigeladenen reichten innerhalb der Angebotsfrist ein Angebot ein, wobei die Antragstellerin in beiden streitgegenständlichen Losen, die Beigeladene zu 1) in Los 2 und die Beigeladene zu 2) in Los 4 ein Angebot einreichte.
Die Beigeladene zu 1) hatte die von der Vergabestelle zur Verfügung gestellte PDF-Datei zur Erstellung des Konzepts in Word konvertiert. Durch die Konvertierung wurde das Konzept der Beigeladenen zu 1) zwar nicht hinsichtlich der vorgegebenen Schriftgröße und Schriftart geändert, jedoch wies das Konzept der Beigeladenen zu 1) einen geringfügig größeren Zeilenabstand (7,5mm statt 6mm) auf.
Die Beigeladene zu 2) hatte in ihren Konzepten textliche Ausführungen eingefügt, die nicht den Formvorgaben des Antragsgegners betreffend Zeilenabstand und Schriftgröße entsprechen.
Die Antragstellerin wehrte sich gegen die beabsichtigte Zuschlagserteilung auf die jeweiligen Angebote der Beigeladenen u. a. mit der Begründung, dass die Beigeladene zu 2) die vorgegebene Schriftgröße und den vorgegebenen Zeilenabstand nicht beachtet habe.
Hinsichtlich der Beigeladenen zu 2) gab die Vergabekammer der Antragstellerin Recht. Die Nichtbeachtung der Formvorgaben könne dazu führen, dass die Bieter mehr Informationen in ihren Konzepten unterbringen, als wenn sie sich an die Vorgaben gehalten hätten. Der Antragsgegner habe sich jedoch nicht damit auseinandergesetzt, ob die Ausführungen der Beigeladenen zu 2) den formellen Vorgaben entsprechen. Weiterhin hätte eine Auseinandersetzung erfolgen müssen, wie der Antragsgegner derartige Verstöße im Rahmen der Bewertung berücksichtigt, um eine transparente und gleichbehandelnde Bewertung der Konzepte sicherstellen zu können. Hinsichtlich der Beigeladenen zu 1) entschied die Vergabekammer, dass die formalen Vorgaben, unter Berücksichtigung kleinerer Messungenauigkeiten, im Ergebnis eingehalten wurden. Die Konzepte der Antragstellerin und der Beigeladenen zu 1) weisen jedenfalls die gleiche Schriftgröße und Schriftart sowie denselben Zeilenabstand auf und halten sich im Rahmen der vorgegebenen Seitenanzahl, sodass sich etwaige Verstöße gegen die formellen Vorgaben nicht auswirkten.
